Dienstplanung in der Pflege: Der Leitfaden für stationäre Einrichtungen.

Ein guter Dienstplan in der Pflege erfüllt drei Anforderungen gleichzeitig: Er hält Gesetz und Personalvorgaben ein, er sichert die Versorgung rund um die Uhr, und er ist für das Team verlässlich. Jede dieser Anforderungen allein ist lösbar. Schwierig wird es, weil sie sich ständig gegenseitig in die Quere kommen, spätestens mit der ersten Krankmeldung.

Dieser Leitfaden richtet sich an Pflegedienstleitungen, Wohnbereichsleitungen und Einrichtungsleitungen in der stationären Langzeitpflege. Er zeigt, welche Regeln gelten, wie Sie den Personalbedarf bestimmen, welche Schichtmodelle es gibt und wie Sie einen Dienstplan Schritt für Schritt erstellen. Außerdem geht es darum, wie Sie Ausfälle auffangen, ohne Ihr Team aus dem Frei zu holen, und woran Sie erkennen, ob Ihre Dienstplanung funktioniert.

Zu einzelnen Themen finden Sie vertiefende Artikel, die jeweils im passenden Abschnitt verlinkt sind. Wenn Sie direkt sehen möchten, wie sich Dienstplanung heute digital und mit KI-Unterstützung lösen lässt, finden Sie das auf unserer Seite zur KI-Dienstplanung.

Was Dienstplanung in der stationären Pflege ausmacht.

Dienstplanung legt fest, wer wann in welchem Wohnbereich arbeitet. In einer Pflegeeinrichtung ist das deutlich anspruchsvoller als in den meisten anderen Branchen. Vier Faktoren machen den Unterschied:

• Betrieb rund um die Uhr: Früh-, Spät- und Nachtdienst müssen an 365 Tagen besetzt sein, auch an Wochenenden und Feiertagen. Dazu kommen in vielen Häusern Zwischendienste und zahlreiche individuelle Schichtzeiten, etwa für Teilzeitkräfte oder zur Abdeckung von Stoßzeiten. Nicht selten existieren in einer Einrichtung ein Dutzend und mehr verschiedene Dienstzeiten.
• Qualifikationsvorgaben: Es reicht nicht, dass genügend Menschen im Dienst sind. In jeder Schicht muss der richtige Mix aus Fach- und Assistenzkräften stimmen.
• Hohe Ausfallquoten: In der Pflege unterscheidet man zwischen Soll-Plan und Ist-Plan. Der Soll-Plan ist der veröffentlichte Dienstplan, der Ist-Plan zeigt, wer tatsächlich gearbeitet hat. Krankheit, ausfallende Kinderbetreuung und andere spontane Ereignisse sorgen dafür, dass beide oft weit auseinanderliegen und der Ist-Plan laufend angepasst werden muss.
• Hohe Erwartungen ans Privatleben: Pflegekräfte wählen ihren Arbeitgeber zunehmend danach, wie verlässlich und mitgestaltbar ihr Dienstplan ist. Ein guter Dienstplan entsteht deshalb nicht nur aus Sicht des Arbeitgebers. Die Wünsche des Teams fließen von Anfang an ein und werden nicht erst nachträglich eingepasst, soweit es noch geht.

Dienstplanung, Personalplanung, Ausfallmanagement: die Begriffe

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Für diesen Leitfaden gilt folgende Abgrenzung:

Begriff	Frage, die er beantwortet	Zeithorizont
Personalbedarfsplanung	Wie viele Stellen mit welcher Qualifikation brauchen wir?	Monate bis Jahre
Dienstplanung	Wer arbeitet an welchem Tag in welcher Schicht?	Wochen bis Monate
Ausfallmanagement	Wie besetzen wir eine Schicht, wenn jemand kurzfristig fehlt?	Stunden bis Tage

Die drei Ebenen hängen eng zusammen. Ein Dienstplan ist nur so gut wie die Bedarfsplanung, auf der er aufsetzt, und er hält nur, wenn für Ausfälle ein Plan B existiert. Deshalb behandelt dieser Leitfaden alle drei, mit dem Schwerpunkt auf der Dienstplanung selbst.

Der rechtliche Rahmen.

Drei Regelwerke bestimmen, was im Dienstplan erlaubt ist: das Arbeitszeitgesetz, Ihr Tarifvertrag oder Ihre AVR und die Mitbestimmung durch Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung.

Arbeitszeitgesetz

Die wichtigsten Grenzen für die Dienstplanung:

• Höchstarbeitszeit: 8 Stunden werktäglich, bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Längere Dienste wie 12-Stunden-Schichten sind in der Pflege möglich, aber nur mit Grundlage: Ein Tarifvertrag, eine darauf beruhende Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder kirchliche Arbeitsrechtsregelungen wie die AVR können die Grenzen an die Besonderheiten der Pflege anpassen (§ 7 ArbZG). Alternativ kann die Aufsichtsbehörde längere Schichten genehmigen, wenn dadurch zusätzliche freie Tage entstehen (§ 15 ArbZG). Ohne eine solche Grundlage bleibt es bei 10 Stunden.
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden zwischen zwei Diensten. In Pflegeeinrichtungen darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn eine andere Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen auf mindestens 12 Stunden verlängert wird (§ 5 ArbZG). Die klassische Falle ist der Spätdienst bis 21 Uhr mit anschließendem Frühdienst ab 6 Uhr.
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG).
• Nachtarbeit: Für Nachtarbeitnehmerinnen gilt grundsätzlich eine Grenze von 8 Stunden. Sie darf auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 6 ArbZG). Nachtdienste von rund 10 Stunden sind in der stationären Pflege deshalb üblich. Längere Nachtdienste oder andere Ausgleichszeiträume sind auch hier nur über Tarifvertrag, Dienstvereinbarung oder AVR möglich (§ 7 ArbZG).
• Sonn- und Feiertage: Arbeit ist in der Pflege zulässig, aber mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben, und für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag fällig (§§ 10, 11 ArbZG). Ein Tarifvertrag kann die Zahl der freien Sonntage in Pflegeeinrichtungen auf mindestens 10 senken (§ 12 ArbZG).

Tarifverträge und darauf beruhende Dienstvereinbarungen können von einzelnen Grenzen abweichen (§ 7 ArbZG). Für Auszubildende unter 18 gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz, für Schwangere und Stillende das Mutterschutzgesetz.

Tarifvertrag, AVR und Dienstvereinbarung

Wie früh der Dienstplan veröffentlicht werden muss, steht nicht im Gesetz. Das regeln Tarifvertrag, AVR oder Dienstvereinbarung, in vielen Einrichtungen sind es vier Wochen. Dort finden Sie auch Regeln zu Zuschlägen, geteilten Diensten und zum Umgang mit kurzfristigen Änderungen.

Mitbestimmung

Gibt es einen Betriebsrat, muss er dem Dienstplan zustimmen, ebenso späteren Änderungen und angeordneten Überstunden (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG). In öffentlichen Einrichtungen gilt Entsprechendes für den Personalrat, in kirchlichen Einrichtungen für die Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG.EKD.

Alle Punkte zum Abhaken finden Sie in unserer Checkliste zur Dienstplanprüfung.

Personalbedarf und Besetzung.

Bevor Sie einen einzigen Dienst eintragen, muss klar sein, wie viele Menschen mit welcher Qualifikation pro Schicht nötig sind. Diese Sollbesetzung ist das Gerüst des Dienstplans.

Personalbemessung nach § 113c SGB XI

Seit Juli 2023 gilt für vollstationäre Pflegeeinrichtungen das Personalbemessungsverfahren nach § 113c SGB XI, kurz PeBeM. Es legt Personalanhaltswerte je Pflegegrad fest, getrennt nach Qualifikationsniveaus. Wichtig: Diese Werte sind Obergrenzen dafür, wie viel Personal Sie in der Pflegesatzverhandlung höchstens vereinbaren können, keine bundesweit vorgeschriebene Mindestbesetzung.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt außerdem das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege. Es hat § 113c angepasst, die Personalanhaltswerte aber nicht ersetzt. Unter anderem können Stellen für hochschulisch qualifizierte Pflegefachpersonen, die mindestens zur Hälfte in der direkten Pflege arbeiten, über die Anhaltswerte hinaus vereinbart werden. Der Einsatz anderer Fachkräfte wird bundeseinheitlich geregelt. Ab dem 1. Januar 2027 knüpft die Qualifikationsstufe der Assistenzkräfte zudem an die neue bundeseinheitliche Pflegefachassistenzausbildung an statt an die bisherigen landesrechtlichen Helferausbildungen.

Für die Dienstplanung heißt das: Der Qualifikationsmix, den Sie mit den Kostenträgern vereinbart haben, muss sich auch in den einzelnen Schichten wiederfinden. Und wer in den nächsten Monaten Personal einstellt oder qualifiziert, sollte die neuen Stellenkategorien schon in der Planung mitdenken.

Fachkraftvorgaben nach Landesrecht

Wie viele Pflegefachpersonen pro Schicht und insbesondere im Nachtdienst anwesend sein müssen, regeln das Heimrecht Ihres Bundeslandes und Ihr Versorgungsvertrag. Die Vorgaben unterscheiden sich je Land deutlich. Prüfen Sie sie, bevor Sie Ihre Sollbesetzung festlegen.

Rechenbeispiel: Wie viel Personal braucht ein Dienst rund um die Uhr?

Ein häufiger Denkfehler: Eine Stelle im Frühdienst ist nicht eine Vollzeitkraft. Weil Mitarbeitende Urlaub haben, krank werden und Fortbildungen besuchen, steht jede Vollzeitkraft nur einen Teil ihrer Vertragsstunden tatsächlich im Dienst zur Verfügung. Das folgende Beispiel zeigt die Größenordnung. Die Werte sind Annahmen, setzen Sie für Ihre Einrichtung die eigenen Zahlen aus Tarif und Ausfallstatistik ein.

Daraus folgt:

• Ein Dienst von 8 Stunden, der an 365 Tagen besetzt sein muss, braucht 2.920 Stunden im Jahr, also rund 2 Vollzeitkräfte.
• Eine Position, die rund um die Uhr besetzt sein muss, braucht 8.760 Stunden im Jahr, also knapp 6 Vollzeitkräfte.
• Gut ein Viertel der vertraglichen Arbeitszeit steht in diesem Beispiel nicht für den Dienstplan zur Verfügung.

Genau dieser Unterschied zwischen Vertrags- und Nettoarbeitszeit wird in vielen Stellenplänen unterschätzt. Dann geht der Dienstplan rechnerisch nur auf, solange niemand krank wird, und jeder Ausfall landet beim Team. Wer die eigene Ausfallquote kennt und einplant, plant realistischer und kann sie auch in der Pflegesatzverhandlung begründen.

Soll- und Ist-Stunden

Jede Mitarbeiterin hat ein vertragliches Stundensoll. Der Dienstplan sollte es im Planungszeitraum möglichst genau treffen. Wer regelmäßig über dem Soll geplant wird, baut Überstunden auf, die später als freie Tage fehlen. Wer darunter liegt, erzeugt Minusstunden und Lohnkosten ohne Gegenleistung. Ein sauberer Soll-Ist-Abgleich je Mitarbeiterin gehört deshalb zu jedem Planungslauf.

Schichtmodelle im Vergleich.

Das Schichtmodell legt fest, in welchen Blöcken der Tag aufgeteilt wird. Es gibt kein bestes Modell, nur eines, das zu Ihrer Bewohnerstruktur, Ihrem Team und Ihrem Arbeitsmarkt passt.

Modell	So funktioniert es	Stärken	Schwächen
Klassisches 3-Schicht-Modell	Früh, Spät, Nacht mit je ca. 8 Stunden	Vertraut, rechtlich unkompliziert, gute Übergaben	Viele Arbeitstage pro Monat, Rückwärtswechsel belasten
12-Stunden-Dienste	Zwei lange Schichten pro Tag	Weniger Arbeitstage, mehr freie Blöcke	Hohe Belastung, braucht Tarif- oder Dienstvereinbarung bzw. Genehmigung, nicht für alle geeignet
Geteilte Dienste	Ein Dienst mit längerer Unterbrechung, z. B. morgens und abends	Deckt Spitzen bei Pflege und Mahlzeiten	Unbeliebt, lange Abwesenheit von zu Hause
Zwischendienste	Zusätzliche Schicht zwischen Früh und Spät	Entlastet zu Stoßzeiten, gut für Teilzeit	Mehr Planungsaufwand
Feste Nachtwachen	Eigenes Team nur für Nachtdienste	Stabilität, passt zu manchen Lebensentwürfen	Abkopplung vom Tagteam, Gesundheitsbelastung

Viele Einrichtungen kombinieren Modelle, etwa ein 3-Schicht-Grundgerüst mit Zwischendiensten für Teilzeitkräfte. Achten Sie bei jeder Kombination auf vorwärts rotierende Wechsel (Früh, Spät, Nacht), weil sie mit der Ruhezeit und dem Biorhythmus besser vereinbar sind als Rückwärtswechsel.

Dienstplan erstellen in sieben Schritten.

Der folgende Ablauf hat sich in vielen Einrichtungen bewährt. Er funktioniert unabhängig davon, ob Sie mit Papier, Excel oder Software planen.

1. Sollbesetzung festlegen. Bestimmen Sie für jeden Wohnbereich und jede Schicht, wie viele Personen mit welcher Qualifikation nötig sind. Diese Vorlage bleibt meist über Monate stabil.
2. Abwesenheiten eintragen. Urlaub, Fortbildungen, Mutterschutz, Elternzeit und bekannte Langzeitausfälle kommen zuerst in den Plan, damit Sie nicht mit Personal rechnen, das nicht da ist. Wie Sie den Urlaub fürs ganze Jahr fair verteilen, lesen Sie im Artikel zur Urlaubsplanung in der Pflege.
3. Wünsche erfassen. Sammeln Sie Dienstwünsche und Wunschfrei-Tage bis zu einem festen Stichtag. Je klarer die Regeln, wie viele Wünsche pro Person möglich sind, desto weniger Diskussion gibt es später.
4. Grundplan erstellen. Verteilen Sie die Dienste so, dass Sollbesetzung und Stundensoll aufgehen. Planen Sie unbeliebte Dienste wie Wochenenden, Feiertage und Nachtdienste nach einem nachvollziehbaren Schlüssel.
5. Regeln prüfen. Kontrollieren Sie Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, Fachkraftbesetzung je Schicht und Stundenkonten. Hier passieren in manuellen Plänen die meisten Fehler.
6. Abstimmen und veröffentlichen. Holen Sie die Zustimmung von Betriebsrat oder MAV ein und veröffentlichen Sie den Plan fristgerecht.
7. Änderungen dokumentieren. Jede Änderung nach der Veröffentlichung braucht Datum, Grund und verantwortliche Person. So bleibt der Plan gegenüber Team, Heimaufsicht und Medizinischem Dienst nachvollziehbar.

Typische Fehler in der Dienstplanung.

Die meisten Probleme im Dienstplan entstehen nicht durch fehlendes Wissen, sondern durch Zeitdruck und Gewohnheit. Diese Fehler begegnen uns in Einrichtungen immer wieder:

1. Der Plan steht zu spät. Wird der Dienstplan erst wenige Tage vor Monatsbeginn veröffentlicht, können Mitarbeitende ihr Privatleben nicht planen, und Änderungen häufen sich. Je früher der Plan steht, desto stabiler bleibt er.
2. Rückwärtswechsel. Auf einen Spätdienst folgt ein Frühdienst, auf einen Nachtdienst ein Spätdienst. Das verkürzt die Erholung und führt schnell zu Verstößen gegen die Ruhezeit. Besser sind vorwärts rotierende Wechsel.
3. Ruhezeiten nur gefühlt geprüft. Gerade bei Tausch und kurzfristigen Änderungen wird die 11-Stunden-Ruhezeit leicht übersehen. Jede Änderung braucht dieselbe Prüfung wie der Grundplan.
4. Das Frei als stille Reserve. Wenn freie Tage im Kopf der Leitung schon als Puffer für Ausfälle verplant sind, ist der Dienstplan nur auf dem Papier verlässlich. Ausfälle brauchen einen eigenen Plan B.
5. Immer dieselben springen ein. Wer zuverlässig ans Telefon geht, wird am häufigsten gefragt. Das belohnt Hilfsbereitschaft mit Mehrarbeit und treibt gerade die engagiertesten Kräfte in die Erschöpfung.
6. Wünsche werden nachträglich eingepasst. Wer erst plant und dann schaut, welche Wünsche noch Platz haben, erfüllt am Ende vor allem die Wünsche, die zufällig passen. Wünsche gehören an den Anfang der Planung.
7. Stundenkonten laufen aus dem Ruder. Ohne Soll-Ist-Abgleich je Planungszeitraum wachsen Überstunden unbemerkt, bis sie nur noch durch lange Freizeitblöcke abzubauen sind, die dann im Plan fehlen.
8. Das Wissen hängt an einer Person. Wenn nur eine Wohnbereichsleitung weiß, wer was kann, wer welche Absprachen hat und wie der Plan entsteht, steht alles still, sobald sie selbst ausfällt. Regeln, Qualifikationen und Absprachen gehören dokumentiert, nicht ins Gedächtnis.

Wunschdienste, Fairness und Verlässlichkeit.

Ein rechtlich einwandfreier Dienstplan kann trotzdem Ihr Team vertreiben. Ob Pflegekräfte bleiben, hängt stark davon ab, ob sie ihr Privatleben planen können und ob es im Plan gerecht zugeht. Dienstplanung ist damit eines der wirksamsten Werkzeuge für Mitarbeiterbindung, wirksamer als Obstkorb oder Teamevent.

Wunschdienste als Planungsgrundlage

In vielen Einrichtungen werden Wünsche auf Zetteln, per Zuruf oder in einem Wunschbuch gesammelt und dann so gut es geht berücksichtigt. Moderne Dienstplanung dreht das um: Mitarbeitende geben ihre Verfügbarkeiten und Wunschdienste strukturiert an, und der Plan baut darauf auf. Das hat zwei Effekte. Das Team erlebt Mitbestimmung, und die Leitung sieht früh, wo Lücken entstehen.

Damit das funktioniert, braucht es klare Regeln: Wie viele Wünsche sind pro Monat möglich? Wie wird entschieden, wenn zu viele dasselbe Wochenende freihaben wollen? Wer bekommt Vorrang bei Ferien und Feiertagen?

Fair verteilen

Fairness ist im Dienstplan messbar. Prüfen Sie regelmäßig, wie sich Wochenenden, Feiertage, Nachtdienste und Einspringen auf die einzelnen Personen verteilen. Wenn immer dieselben drei Kolleginnen einspringen, ist das kein Zeichen von Teamgeist, sondern ein Warnsignal für Kündigungen. Umgekehrt gilt: Wer seine Wunschdienste verlässlich bekommt, springt eher freiwillig ein, wenn es einmal eng wird. Fairness bei den Wünschen zahlt sich also direkt bei den Ausfällen aus.

Freie Wochenenden zusammenhängend planen

Für die meisten Pflegekräfte zählt nicht nur, wie viele Tage sie frei haben, sondern welche. Ein freier Samstag und ein freier Sonntag am Stück sind für Familie, Freundschaften und Erholung deutlich mehr wert als zwei einzelne freie Tage unter der Woche. Arbeitswissenschaftliche Empfehlungen zur Schichtarbeit, etwa der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, raten deshalb zu geblockten Freizeiten und zusammenhängenden freien Wochenenden.

In der Praxis heißt das:

• Einen festen Wochenend-Rhythmus festlegen, zum Beispiel zwei von vier Wochenenden frei. Wer seinen Rhythmus kennt, kann Monate im Voraus planen, auch bevor der Dienstplan steht.
• Das freie Wochenende ernst nehmen. Ein Wochenende ist nicht frei, wenn der Samstag mit einem Spätdienst bis in den Abend beginnt oder am Sonntagabend schon der Nachtdienst startet. Klären Sie im Team, was als freies Wochenende zählt, idealerweise ab Freitagnachmittag.
• Wochenenden zuerst planen. Verteilen Sie im Grundplan zuerst die Wochenenden nach Rhythmus und erst danach die Werktage. So rutschen freie Wochenenden nicht als Restgröße aus dem Plan.
• Arbeitswochenenden bündeln. Wer am Wochenende arbeitet, arbeitet möglichst Samstag und Sonntag, statt zwei Wochenenden hintereinander jeweils einen Tag zu verlieren.
• Fairness zählen. Halten Sie fest, wie viele freie Wochenenden jede Person im Quartal hatte. Teilzeitkräfte und Kolleginnen ohne Kinder dürfen nicht automatisch die Wochenendlücken füllen.

Prüfen Sie außerdem Ihren Tarifvertrag, Ihre AVR oder Dienstvereinbarung: Viele enthalten eigene Regeln zu freien Wochenenden. Gesetzlich müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei bleiben, per Tarifvertrag mindestens 10.

Frei ist frei

Nichts zerstört Vertrauen schneller als der Anruf am freien Tag. Ein Dienstplan ist erst dann verlässlich, wenn für Ausfälle ein anderer Weg existiert als das Telefon. Wie das geht, zeigt der nächste Abschnitt.

Mehr dazu: Mitarbeiterzufriedenheit beginnt nicht beim Obstkorb.

Wenn jemand ausfällt.

Der beste Dienstplan ist mit der ersten Krankmeldung Makulatur, wenn es keinen Plan B gibt. Ausfälle sind in der Pflege kein Sonderfall, sondern Alltag. Deshalb gehört die Frage, wie Sie sie auffangen, in die Dienstplanung hinein und nicht daneben.

Die üblichen Wege und ihre Kosten

Weg	Vorteil	Nachteil
Aus dem Frei holen	Sofort verfügbar, keine Zusatzkosten auf den ersten Blick	Zerstört Verlässlichkeit, führt zu Überstunden und später evtl. Kündigungen durch Überlastung
Leiharbeit	Entlastet kurzfristig	Teuer, fremde Kräfte kennen Bewohner und Abläufe nicht
Bereitschafts- oder Rufdienste	Planbar, fair verteilbar	Bindet Mitarbeitende, muss vergütet werden
Eigener Springerpool	Bekannte Kräfte, planbare Kosten, entlastet das Stammteam	Braucht Aufbau, Regeln und Steuerung
Freiwillige Schichtangebote per App	Niemand wird bedrängt, schnelle Rückmeldung	Funktioniert nur mit klaren Anreizen und fairer Verteilung

Ausfallkonzept als Teil der Dienstplanung

Ein schriftliches Ausfallkonzept legt fest, in welcher Reihenfolge diese Wege genutzt werden. Es entlastet die Leitung, weil nicht jedes Mal neu entschieden werden muss, und es schützt das Team, weil das Holen aus dem Frei zur letzten Option wird. In der stationären Pflege ist ein Ausfallkonzept außerdem Grundlage für die Refinanzierung in der Pflegesatzverhandlung.

Mehr dazu: Ausfallmanagement in der Pflege: Definition, Modelle und Kennzahlen und Springerpool vs. Leiharbeit: der Kostenvergleich.

Kennzahlen für gute Dienstplanung.

Ob Ihre Dienstplanung funktioniert, sehen Sie nicht am Plan selbst, sondern daran, was nach der Veröffentlichung passiert. Sieben Kennzahlen reichen für den Anfang:

Kennzahl	Was sie misst	Warnsignal
Plantreue	Anteil der Dienste, die wie veröffentlicht stattfinden	Viele Änderungen nach Veröffentlichung
Überstunden je Vollzeitkraft	Aufbau von Mehrarbeit im Team	Steigende Salden über mehrere Monate
Einspringquote	Wie oft Dienste aus dem Frei besetzt werden, und von wem	Immer dieselben Personen springen ein
Leasingquote	Anteil der Stunden durch Leiharbeit	Leasing deckt dauerhaft Lücken statt Spitzen
Ausfallquote	Anteil der geplanten Stunden, die durch Krankheit und andere Gründe ausfallen	Deutlich höher als in Ihrer Planung angenommen
Erfüllte Wunschdienste	Anteil der geäußerten Dienst- und Freiwünsche, die im Plan umgesetzt wurden	Sinkende Quote oder große Unterschiede zwischen Personen
Poolnutzung	Anteil der Ausfälle, die über den eigenen Springerpool besetzt werden	Pool deckt nur wenige Ausfälle, Leasing und Einspringen aus dem Frei steigen

Wichtig ist weniger der einzelne Wert als die Entwicklung. Wer diese Zahlen monatlich je Wohnbereich anschaut, erkennt Probleme, bevor sie zu Kündigungen führen.

Excel oder Dienstplansoftware?

Viele Einrichtungen planen bis heute mit Excel, Papier oder dem Dienstplanmodul ihrer Pflegesoftware. Das ist nicht per se falsch. Die Frage ist, ab wann der Aufwand größer wird als der Nutzen.

Excel reicht oft, wenn ein Wohnbereich mit wenigen Mitarbeitenden geplant wird, die Besetzung stabil ist und eine erfahrene Person die Regeln im Kopf hat.

Excel stößt an Grenzen, wenn

• Ruhezeiten, Fachkraftbesetzung und Stundenkonten für jeden Plan von Hand geprüft werden müssen,
• mehrere Wohnbereiche oder Standorte aufeinander abgestimmt werden,
• Wünsche per Zettel und Zuruf zusammengetragen werden,
• Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind, weil mehrere Versionen kursieren,
• das Wissen über den Plan an einer einzigen Person hängt.

Worauf es bei Software ankommt

Eine Dienstplansoftware für die Pflege sollte gesetzliche und tarifliche Regeln automatisch prüfen, Qualifikationen je Schicht abbilden, Wünsche strukturiert erfassen und Mitarbeitenden den Plan per App zugänglich machen. Besonders wertvoll ist, wenn Dienstplanung und Ausfallmanagement in einem System laufen: Dann wird eine Krankmeldung nicht zum Telefonmarathon, sondern zu einer Schichtanfrage an passende Kolleginnen oder den Springerpool.

Was KI in der Dienstplanung heute kann und was nicht

KI-gestützte Dienstplanung erstellt aus Sollbesetzung, Qualifikationen, Stundenkonten, Regeln und Wünschen in wenigen Minuten einen vollständigen Planentwurf. Sie prüft dabei alle Vorgaben gleichzeitig und kann gewichten, was Ihnen wichtig ist, etwa erfüllte Wünsche, faire Wochenendverteilung oder möglichst wenige Wechsel. Fällt jemand aus, schlägt sie passende Alternativen vor, statt dass die Leitung den Plan im Kopf neu sortiert. Hinter dem Begriff steckt dabei meist mathematische Optimierung, kein Chatbot.

Was KI nicht kann: das Wissen der Leitung ersetzen. Welche Kolleginnen gut zusammenarbeiten, welche Bewohnerin gerade besondere Aufmerksamkeit braucht oder welche Absprache nirgends dokumentiert ist, weiß nur das Team. Ein KI-Plan ist deshalb ein Vorschlag, den die Leitung prüft, anpasst und verantwortet, und er braucht wie jeder andere Plan die Zustimmung von Betriebsrat oder MAV. Er ist außerdem nur so gut wie die Daten, auf denen er aufsetzt: Fehlen Qualifikationen oder Regeln im System, fehlen sie auch im Plan.

Vorsicht bei allgemeinen Chatbots: Einen Dienstplan mit Namen, Abwesenheiten und Gesundheitsdaten in ein frei verfügbares KI-Tool zu kopieren, ist datenschutzrechtlich riskant. Außerdem prüfen solche Tools Ruhezeiten und Besetzungsvorgaben nicht verlässlich.

Mit der KI-Dienstplanung von PlanPilot by CrewLinQ erstellen Sie den Dienstplan automatisch, gewichtet nach dem, was in Ihrer Einrichtung zählt, und verbinden ihn direkt mit dem Ausfallmanagement. Mehr als 350 Einrichtungen im Gesundheitswesen arbeiten bereits mit CrewLinQ. KI-Dienstplanung kennenlernen

Dienstplanung in anderen Bereichen.

Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die stationäre Langzeitpflege. In anderen Bereichen gelten teils andere Regeln:

• Krankenhaus: Statt PeBeM gelten hier die Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV), die für pflegesensitive Bereiche eine Mindestbesetzung je Schicht vorgeben. Die verpflichtende Personalbemessung nach PPR 2.0 wurde mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz im Juli 2026 abgeschafft. Krankenhäuser müssen weiterhin eine für die Versorgungsqualität erforderliche Personalausstattung sicherstellen, aber ohne vorgeschriebenes Bemessungsinstrument.
• Ambulante Pflege: Hier geht es neben dem Dienstplan um die Tourenplanung, also darum, welche Pflegekraft welche Klientinnen in welcher Reihenfolge besucht.
• Arztpraxen und MVZ: Kleinere Teams, andere Arbeitszeiten, aber dieselben Grundfragen nach Fairness und Vertretung.