Urlaubsplanung in der Pflege 2027: Regeln, Fristen, Vorlage.

Die Urlaubsplanung für 2027 beginnt in den meisten Pflegeeinrichtungen jetzt: Wünsche bis Mitte Dezember einsammeln, im Januar abstimmen, bis Ende Januar den Urlaubsplan veröffentlichen. Wer später startet, verteilt die Sommerferien nach dem Prinzip „wer zuerst kommt“ und hat im Juli Lücken im Dienstplan.

In der Pflege ist Urlaubsplanung schwieriger als in einem Büro. Der Betrieb läuft rund um die Uhr, die Mindestbesetzung gilt auch im August, und fast alle wollen dieselben Wochen frei: Sommerferien, Weihnachten, Brückentage.

In diesem Artikel finden Sie die rechtlichen Regeln, einen Ablauf mit Fristen für 2027, Kriterien für eine faire Verteilung und eine kostenlose Vorlage für Ihren Urlaubsplan.

Was das Gesetz bei der Urlaubsplanung vorgibt

Grundregel: Die Wünsche der Mitarbeitenden gehen vor. Die Leitung darf einen Urlaubswunsch nur ablehnen, wenn dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche von Kolleginnen und Kollegen entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Die wichtigsten Regeln im Überblick:

Regel	Was sie für die Planung bedeutet	Grundlage
Wünsche berücksichtigen	Ablehnen nur bei dringenden betrieblichen Belangen, zum Beispiel wenn keine Vertretung möglich ist, oder wenn Wünsche anderer aus sozialen Gründen Vorrang haben. Der Begriff wird eng ausgelegt.	§ 7 Abs. 1 BUrlG
Urlaub am Stück	Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren. Wird geteilt, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen, wenn der Anspruch das hergibt.	§ 7 Abs. 2 BUrlG
Mindesturlaub	24 Werktage bei einer Sechstagewoche, also 20 Arbeitstage bei fünf Arbeitstagen pro Woche. Tarif- und Arbeitsverträge sehen meist mehr vor.	§ 3 BUrlG
Urlaubsjahr	Urlaub ist im Kalenderjahr zu nehmen. Übertragung nur aus dringenden Gründen, dann bis 31. März. Tarifverträge wie TVöD und TV-L verlängern das teils bis 31. Mai.	§ 7 Abs. 3 BUrlG
Hinweispflicht	Urlaub verfällt nur, wenn die Einrichtung rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen und zum Nehmen aufgefordert hat.	BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15
Mitbestimmung	Allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan sind mitbestimmungspflichtig, sofern es eine Mitarbeitervertretung gibt.	§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG

Mitbestimmung je nach Träger: In privaten Einrichtungen ist es der Betriebsrat, in öffentlichen der Personalrat nach Personalvertretungsrecht, in kirchlichen die Mitarbeitervertretung nach kirchlichem Recht. Ohne Zustimmung aufgestellte Urlaubsgrundsätze sind angreifbar.

Einmal genehmigt, gilt der Urlaub. Ist der Zeitraum festgelegt, lässt er sich nur noch im Einvernehmen ändern. Ein Rückruf aus dem Urlaub wegen Personalmangel ist nicht vorgesehen. Auch deshalb lohnt eine sorgfältige Planung im Januar.

Sonderfall Auszubildende

Für Auszubildende in der Pflege gibt es eine Regel, die viele Leitungen nicht auf dem Schirm haben: Urlaub ist in der unterrichtsfreien Zeit zu gewähren (§ 1 Abs. 4 PflAPrV). Wann Azubis Urlaub nehmen können, hängt also vom Blockplan der Pflegeschule ab. Fällt der Sommer in einen Theorieblock, ist Sommerurlaub für diesen Jahrgang nicht möglich, unabhängig vom Dienstplan.

Für minderjährige Azubis gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz: mehr Urlaub als Erwachsene (25 bis 30 Werktage, nach Alter gestaffelt), möglichst in den Schulferien (§ 19 JArbSchG).

Praktisch heißt das: Holen Sie die Blockpläne aller Jahrgänge für 2027 ein, bevor Sie Wünsche sammeln. Innerhalb der unterrichtsfreien Zeiten sollten Azubis dieselbe Chance auf beliebte Wochen haben wie alle anderen.

Urlaubsplanung 2027: Ablauf und Fristen

Das Gesetz nennt keine Frist für den Urlaubsplan. Bewährt hat sich ein fester Jahresrhythmus, den alle kennen und der jedes Jahr gleich läuft:

1. Bis Mitte November: Rahmen festlegen. Urlaubsgrundsätze prüfen und mit der Mitarbeitervertretung abstimmen. Kalender 2027 vorbereiten mit Schulferien Ihres Bundeslands, Feiertagen, Brückentagen, Blockplänen der Azubis und festen Terminen der Einrichtung.
2. Bis Mitte Dezember: Wünsche einsammeln. Jede Person nennt ihren Haupturlaub und eine Alternative. Mit der Alternative lassen sich Konflikte später ohne lange Verhandlungen lösen.
3. Erste Januarhälfte: Abgleich mit der Besetzung. Für jede Woche prüfen, wie viele Personen gleichzeitig fehlen dürfen (siehe unten). Überschneidungen zuerst im Gespräch klären, erst dann nach festen Kriterien entscheiden.
4. Bis Ende Januar: Urlaubsplan veröffentlichen. Genehmigte Zeiträume schriftlich bestätigen und in den Dienstplan übernehmen. Ab hier gilt der Plan.
5. Im Jahresverlauf: Resturlaub im Blick behalten. Spätestens im Herbst alle mit offenen Tagen schriftlich auf den Resturlaub und den möglichen Verfall hinweisen.

Wie viele dürfen gleichzeitig in den Urlaub?

Die Zahl ergibt sich aus der Besetzung, nicht aus einer festen Quote. Rechnen Sie pro Woche und Bereich:

Verfügbare Mitarbeitende − benötigte Köpfe für die Mindestbesetzung aller Dienste − erwartete Ausfälle = maximal gleichzeitig im Urlaub

Beispiel: Ein Wohnbereich hat 18 Pflegekräfte. Für Früh-, Spät- und Nachtdienst an sieben Tagen braucht er umgerechnet 13 Personen in dieser Woche. Erfahrungsgemäß fallen in den Sommerwochen zwei krankheitsbedingt aus. Damit bleiben drei Urlaubsplätze pro Woche.

Wer die erwarteten Ausfälle nicht einrechnet, plant den Sommer auf Kante. Fällt dann jemand aus, bleibt nur Einspringen aus dem Frei oder Leiharbeit. Ein eigener Springerpool fängt genau diese Lücken auf.

Urlaub fair verteilen: Sommerferien, Weihnachten, Brückentage

Konflikte entstehen fast immer in denselben Wochen. Wer dort nach Bauchgefühl oder Dienstalter entscheidet, verliert Vertrauen. Legen Sie die Kriterien vorab fest und machen Sie sie im Team bekannt.

Soziale Gesichtspunkte, die das Gesetz meint, sind zum Beispiel:

• Kinder im schulpflichtigen Alter, die an Ferien gebunden sind
• Partnerin oder Partner mit festem Betriebsurlaub
• Erholungsbedürftigkeit, etwa nach längerer Krankheit oder hoher Belastung
• Wer im Vorjahr bei diesen Wochen zurückstecken musste

Kein Kriterium hat automatisch Vorrang vor allen anderen. Auch Eltern bekommen nicht jedes Jahr alle Sommerferienwochen.

Bewährte Regeln für die Praxis:

• Rotation: Wer 2026 in den Sommerferien drei Wochen frei hatte, steht 2027 bei Konflikten hinten. Dafür brauchen Sie die Daten aus dem Vorjahr.
• Weihnachten oder Silvester: Jede Person bekommt einen der beiden Zeiträume frei, nicht beide.
• Sommerferien aufteilen: Pro Person zum Beispiel höchstens drei zusammenhängende Wochen in den Ferien, damit mehr Kolleginnen und Kollegen zum Zug kommen.
• Brückentage im Losverfahren oder nach Rotation, wenn mehr Anträge als Plätze vorliegen.
• Dienstalter nicht als Hauptkriterium. Wer lange dabei ist, verdient Respekt, aber nicht automatisch jeden Sommer. Sonst lernen neue Kolleginnen, Kollegen und Azubis von Anfang an, dass ihre Wünsche am wenigsten zählen.

Dokumentieren Sie bei jedem Konflikt kurz, nach welchem Kriterium entschieden wurde. Das schützt bei Nachfragen und macht die Rotation im nächsten Jahr möglich.

Vorlage: Urlaubsplan 2027 für Ihr Team

Unsere kostenlose Vorlage bildet den Ablauf aus diesem Artikel ab, vom Wunsch bis zum fertigen Plan.

Das steckt drin:

• Jahresübersicht 2027 nach Kalenderwochen, mit Feiertagen und Platz für Schulferien und Blockpläne der Azubis
• Eine Zeile pro Person, Zeile „maximal gleichzeitig im Urlaub“ je Woche zum direkten Abgleich
• Formular für Urlaubswünsche mit Haupt- und Alternativwunsch
• Muster für Urlaubsgrundsätze zum Anpassen und Abstimmen mit der Mitarbeitervertretung

Häufige Fehler bei der Urlaubsplanung

1. Zu spät starten. Im März sind die Sommerferien informell längst vergeben, meist an die Schnellsten.
2. Ohne Ausfallpuffer planen. Der Plan geht nur auf, solange niemand krank wird. Im Sommer passiert das zuverlässig.
3. Blockpläne der Azubis vergessen. Dann wird Urlaub genehmigt, der in einen Theorieblock fällt, oder Azubis bekommen gar keine attraktiven Wochen.
4. Kriterien erst im Konflikt erfinden. Wer erst bei drei Anträgen für dieselbe Woche überlegt, wie er entscheidet, wirkt willkürlich.
5. Urlaubsplan und Dienstplan getrennt führen. Der Urlaub steht in einer Excel-Liste, der Dienstplan woanders. Überschneidungen fallen erst auf, wenn der Dienst schon unbesetzt ist.
6. Resturlaub nicht ansprechen. Ohne Hinweis verfällt nichts, und im Dezember stapelt sich der Urlaub mehrerer Personen.

Urlaubsplan und Dienstplan zusammendenken

Der häufigste Bruch in der Urlaubsplanung ist der zwischen Urlaubsliste und Dienstplan. Je enger beides verbunden ist, desto früher sehen Sie, in welcher Woche die Besetzung knapp wird, und nicht erst, wenn der Dienst schon offen ist.

Wie PlanPilot Sie bei der Dienstplanung unterstützt, lesen Sie auf der PlanPilot-Seite. Mehr zu den Grundlagen lesen Sie im Artikel Dienstplanung in der Pflege.

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