Einarbeitungskonzept in der Pflege: Ablauf, Checkliste und Vorlage.

Ein Einarbeitungskonzept legt schriftlich fest, wer neue Pflegekräfte einarbeitet, was sie bis wann können sollen und wie der Fortschritt überprüft wird. Für zugelassene Pflegeeinrichtungen ist es kein Extra: Die Qualitätsvorgaben nach § 113 SGB XI verlangen, die Qualifikation der Mitarbeitenden auf Grundlage von Einarbeitungskonzepten sicherzustellen.

In diesem Artikel finden Sie einen Ablauf in vier Phasen vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit, eine Checkliste zum Abhaken und eine kostenlose Vorlage zum Ausfüllen. Dazu: was sich bei Hilfskräften, Wiedereinsteigenden, internationalen Pflegekräften und Springern unterscheidet.

Was ein Einarbeitungskonzept regelt

Ein Einarbeitungskonzept ist der feste Rahmen, nach dem Ihre Einrichtung jede neue Kraft einarbeitet. Es beantwortet fünf Fragen:

• Wer begleitet die neue Kraft? (Pate oder Patin, Praxisanleitung, Leitung)
• Was muss sie am Ende können? (Lernziele je Funktion)
• Bis wann? (Phasen mit festen Zeitpunkten)
• Wie wird überprüft? (Gespräche, Beobachtung, Freigabe einzelner Tätigkeiten)
• Wo wird es festgehalten? (Einarbeitungsplan mit Unterschriften)

Das Konzept beschreibt das Verfahren für alle. Der Einarbeitungsplan ist die ausgefüllte Fassung für eine konkrete Person. Unsere Vorlage enthält beides.

Abgrenzung zum Onboarding: Onboarding meint oft alles von der Zusage bis zur Integration ins Team, inklusive Willkommenskultur. Die Einarbeitung ist der fachliche Kern davon: Abläufe, Bewohnende, Dokumentation, Notfälle.

Abgrenzung zur Praxisanleitung: Auszubildende werden nach dem Ausbildungsplan durch die Praxisanleitung angeleitet. Das Einarbeitungskonzept gilt für Mitarbeitende mit Arbeitsvertrag, auch für frisch Examinierte nach der Ausbildung.

Ist ein Einarbeitungskonzept Pflicht?

Für zugelassene Pflegeeinrichtungen nach SGB XI: ja. Die „Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität“ nach § 113 SGB XI verpflichten den Träger, die fachliche Qualifikation der Leitung und aller Mitarbeitenden in Pflege und Betreuung auf Grundlage von Einarbeitungskonzepten und geplanter Fort- und Weiterbildung sicherzustellen.

• Vollstationäre Pflege: Ziffer 2.4.2 der Maßstäbe und Grundsätze vollstationär (Fassung vom 5. April 2023). Die Vereinbarung ist für zugelassene Einrichtungen unmittelbar verbindlich.
• Ambulante Pflege: Ziffer 2.5 der Maßstäbe und Grundsätze ambulant, neue Fassung in Kraft seit 1. Juli 2026. Gleiches gilt für ambulante Betreuungsdienste.
• Heimaufsicht: Je nach Land prüft auch die Heimaufsicht, ob ein Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender vorliegt. In Niedersachsen steht es zum Beispiel im Basis-Erhebungsbogen für Prüfungen.

Das Gesetz schreibt nicht vor, wie das Konzept aussehen muss. Entscheidend ist, dass es schriftlich vorliegt, angewendet wird und die Einarbeitung je Person nachvollziehbar dokumentiert ist.

Wer an der Einarbeitung beteiligt ist

Die Verantwortung liegt bei der Leitung, die tägliche Arbeit beim Paten oder der Patin. Klappt die Einarbeitung nicht, liegt es selten am Neuen, sondern meist daran, dass niemand Zeit dafür eingeplant hat.

Rolle	Aufgabe in der Einarbeitung
PDL oder Einrichtungsleitung	Verantwortet das Konzept, gibt Ressourcen frei, führt das Abschlussgespräch zur Probezeit
Wohnbereichs- oder Stationsleitung	Plant Paten und gemeinsame Dienste im Dienstplan, führt die Zwischengespräche
Pate oder Patin	Begleitet im Alltag, zeigt Abläufe, gibt Tätigkeiten schrittweise frei, ist erste Ansprechperson
Praxisanleitung	Unterstützt bei fachlich anspruchsvollen Themen, oft bei frisch Examinierten und internationalen Pflegekräften
Team	Nimmt die neue Kraft auf, beantwortet Fragen, hält sich an verabredete Zuständigkeiten
Neue Mitarbeitende	Melden Unsicherheiten früh, haken Inhalte im Einarbeitungsplan mit ab

Wichtig für die Planung: Pate oder Patin brauchen gemeinsame Dienste mit der neuen Kraft, vor allem in den ersten Wochen. Das muss im Dienstplan stehen, nicht nur im Konzept. Ihr Dienstplan muss deshalb Einarbeitungsdienste abbilden können: Die neue Kraft wird gezielt mit einer erfahrenen Kollegin oder einem erfahrenen Kollegen in denselben Dienst geplant, läuft dort mit und wird nicht auf die Besetzung angerechnet. Zählt sie von Tag 1 voll mit, wird sie bei der ersten Lücke allein eingeplant und die Einarbeitung ist faktisch vorbei.

Einarbeitung in der Pflege: Ablauf in vier Phasen

Bewährt hat sich ein Ablauf in vier Phasen, vom unterschriebenen Vertrag bis zum Ende der Probezeit. Wie lang jede Phase dauert, legen Sie je Funktion fest. Wichtig ist, dass jede Phase mit einem Gespräch endet.

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

Ziel: Die neue Kraft kommt an und alles ist vorbereitet.

• Pate oder Patin benennen und die ersten gemeinsamen Dienste als Einarbeitungsdienste in den Dienstplan eintragen: zusammen mit einer erfahrenen Kraft und zusätzlich zur regulären Besetzung
• Zugänge anlegen und Zugangsdaten bereitlegen: Dokumentationssystem, Dienstplan-App, Kommunikations-App, E-Mail, Schließberechtigung
• Dienstkleidung, Spind und Namensschild bereitlegen
• Willkommensnachricht mit Ansprechperson, Uhrzeit und Treffpunkt für Tag 1 schicken
• Team über den Start informieren

Phase 2: Die erste Woche

Ziel: Orientierung. Die neue Kraft arbeitet nur in Begleitung und übernimmt noch keine eigene Verantwortung.

• Begrüßung durch Leitung, Rundgang, Vorstellung im Team
• Pflichtunterweisungen: Hygiene, Brandschutz, Arbeitsschutz, Datenschutz, Notfallabläufe
• Tagesablauf, Übergaben und Dokumentation kennenlernen
• Digitale Werkzeuge in Betrieb nehmen: Apps auf Smartphone oder Diensthandy installieren, Anmeldung gemeinsam testen, kurze Einweisung in Dokumentation, Dienstplan und Kommunikation
• Bewohnende bzw. Patientinnen und Patienten des Bereichs kennenlernen
• Kurzes Gespräch am Ende der Woche: Was ist klar, was nicht?

Phase 3: Der erste Monat

Ziel: Zunehmend eigenständig. Tätigkeiten werden nach Einschätzung von Pate oder Patin einzeln freigegeben.

• Grundpflege, Behandlungspflege und Medikamentenmanagement nach Freigabe übernehmen
• Pflegeplanung und Risikoeinschätzungen im eigenen System üben
• Erste Dienste mit reduzierter Begleitung, Spät- und Nachtdienst gezielt einführen
• Expertenstandards und hausinterne Verfahrensanweisungen durchgehen
• Zwischengespräch mit Wohnbereichs- oder Stationsleitung, Ergebnis im Einarbeitungsplan festhalten

Phase 4: Bis zum Ende der Probezeit

Ziel: Sicher und selbstständig im vollen Aufgabenbereich.

• Volle Dienstverantwortung, ggf. Schichtleitung nach Absprache
• Offene Punkte aus dem Zwischengespräch abarbeiten
• Fortbildungsbedarf festlegen und in den Fortbildungsplan übernehmen
• Abschlussgespräch vor Ablauf der Probezeit (höchstens sechs Monate): Einarbeitung abgeschlossen, Feedback der neuen Kraft zum Konzept einholen
• Einarbeitungsplan unterschreiben und zur Personalakte nehmen

Einarbeitung nach Zielgruppe anpassen

Ein Konzept für alle, aber nicht derselbe Plan für alle. Diese Gruppen brauchen eigene Schwerpunkte:

Pflegefachkräfte mit Berufserfahrung: Fachlich oft schnell sicher. Schwerpunkt auf hausinternen Abläufen, Dokumentationssystem und Verantwortung in der Schicht. Die Einarbeitung trotzdem nicht abkürzen, nur weil die Kraft erfahren ist.

Frisch Examinierte: Der Wechsel von der Ausbildung in die volle Verantwortung ist der kritische Punkt. Mehr begleitete Dienste einplanen, Nachtdienst später einführen, Praxisanleitung als zusätzliche Ansprechperson.

Pflegehilfskräfte und Quereinsteigende: Hilfskräfte arbeiten unter fachlicher Anleitung einer Fachkraft. Das Konzept sollte klar regeln, welche Tätigkeiten sie übernehmen dürfen und wo die Grenze liegt.

Wiedereinsteigende nach Elternzeit oder längerer Pause: Aktualisierte Expertenstandards, neue Software und geänderte Abläufe gezielt auffrischen.

Internationale Pflegekräfte: Fachsprache, Rolle der Pflege in Deutschland, Dokumentation und Umgang mit Angehörigen gehören in den Plan. Während eines laufenden Anerkennungsverfahrens werden sie oft zunächst als Hilfskraft eingesetzt. Die Einarbeitung muss das abbilden.

Springer- und Poolkräfte: Sie arbeiten in mehreren Bereichen und brauchen deshalb eine Einarbeitung je Bereich, nicht nur eine. Bewährt haben sich ein kurzer Steckbrief pro Wohnbereich oder Station (Besonderheiten, Ansprechpersonen, Abläufe) und eine dokumentierte Freigabe, für welche Bereiche die Kraft eingesetzt werden kann. Mehr dazu, wie Sie einen Springerpool aufbauen und steuern, und wie Sie Einsätze im Pool digital organisieren.

Checkliste Einarbeitung Pflege

Zum Abhaken für jede neue Kraft. Die ausführliche Fassung mit Unterschriftenfeldern steckt in der Vorlage.

Vor dem ersten Tag

• Pate oder Patin benannt
• Gemeinsame Dienste der ersten Wochen im Dienstplan, als Einarbeitungsdienste geplant: Die neue Kraft läuft bei einer erfahrenen Kraft mit und zählt nicht zur Besetzung
• Zugänge zu Dokumentation, Dienstplan-App, Kommunikation und E-Mail angelegt, Zugangsdaten bereit
• Schlüssel bzw. Transponder, Dienstkleidung, Spind vorbereitet
• Team informiert, Willkommensnachricht verschickt

Erste Woche

• Begrüßung durch Leitung, Rundgang, Vorstellung im Team
• Hygieneunterweisung
• Brandschutz und Fluchtwege
• Notfallabläufe (Reanimation, Notruf, Notfallkoffer)
• Datenschutz und Schweigepflicht
• Tagesablauf, Übergabe, Dokumentationssystem erklärt
• Apps installiert und Anmeldung getestet
• Einweisung in die digitalen Werkzeuge erhalten
• Gespräch zum Ende der Woche

Erster Monat

• Grundpflege freigegeben
• Behandlungspflege freigegeben (je Maßnahme)
• Medikamentenmanagement freigegeben
• Pflegeplanung und Risikoeinschätzung selbstständig
• Erster Spät- und Nachtdienst begleitet
• Expertenstandards und Verfahrensanweisungen besprochen
• Zwischengespräch geführt und dokumentiert

Bis Ende Probezeit

• Volle Dienstverantwortung
• Offene Punkte aus dem Zwischengespräch erledigt
• Fortbildungsbedarf in den Fortbildungsplan übernommen
• Abschlussgespräch geführt, Feedback zum Konzept eingeholt
• Einarbeitungsplan unterschrieben und abgelegt

Vorlage: Einarbeitungskonzept Pflege zum Ausfüllen

Unsere kostenlose Vorlage enthält beides: den Rahmen für Ihr Einarbeitungskonzept und einen Einarbeitungsplan pro Person, den Sie direkt ausfüllen und unterschreiben können.

Das steckt drin:

• Konzeptteil: Ziele, Rollen, Phasen, Dokumentation, Überprüfung des Konzepts
• Einarbeitungsplan je Person mit allen Punkten der Checkliste, Feldern für Datum und Kürzel
• Gesprächsleitfäden für Woche 1, Zwischen- und Abschlussgespräch
• Zusatzblatt für Springer: Freigabe je Bereich

Häufige Fehler bei der Einarbeitung

1. Konzept nur für die Prüfung. Es liegt im QM-Ordner, aber niemand arbeitet danach. Prüfen Sie stichprobenartig, ob ausgefüllte Einarbeitungspläne existieren.
2. Pate oder Patin ohne gemeinsame Dienste. Wer nie im selben Dienst ist, kann nicht begleiten. Gemeinsame Dienste gehören in den Dienstplan.
3. „Mitlaufen“ statt Einarbeitung. Die neue Kraft läuft mit, aber niemand gibt Tätigkeiten bewusst frei. Freigaben einzeln festhalten.
4. Einarbeitung endet beim ersten Personalengpass. Bei Ausfällen wird die neue Kraft zuerst allein eingesetzt. Genau das führt zu Überforderung und Frühkündigungen. Ausfälle besser über einen eigenen Springerpool auffangen.
5. Kein Abschlussgespräch. Die Probezeit läuft einfach aus. Damit fehlt die bewusste Entscheidung und das Feedback, mit dem Sie das Konzept verbessern könnten.

Damit die Einarbeitung nicht am Dienstplan scheitert

Das beste Konzept hilft wenig, wenn bei jedem Ausfall die neue Kraft als Erste allein im Dienst steht oder die gemeinsamen Dienste mit dem Paten gestrichen werden. Wer Ausfälle planbar auffängt, schützt auch die Einarbeitung.

Mit CrewLinQ besetzen Einrichtungen offene Dienste über die eigene Belegschaft und einen fair gesteuerten Springerpool, statt Lücken mit neuen Kolleginnen und Kollegen zu stopfen.