Ausfallkonzept in der Pflege erstellen: Bausteine, Ablauf, Muster.

Ein betriebliches Ausfallkonzept ist die schriftliche, einrichtungsspezifische Beschreibung, wie eine Pflegeeinrichtung ihre vereinbarte Personalausstattung bei kurzfristigen Ausfällen sicherstellt. Es legt fest, welches Modell zum Einsatz kommt, wie viel Springerpersonal dafür nötig ist und wie die Einsätze geplant, vergütet und ausgewertet werden. In der stationären Langzeitpflege ist es seit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) die Grundlage, um Springerpersonal und Zulagen in der Pflegesatzverhandlung refinanziert zu bekommen.

Viele Einrichtungen haben längst ein funktionierendes Ausfallmanagement. Es gibt einen Springerpool, eine Joker-Liste oder eine App für offene Dienste. Was fehlt, ist das Papier, das die Pflegekasse sehen will.

Genau darum geht es in diesem Beitrag. Er zeigt, welche Bausteine ein Ausfallkonzept braucht, was die Landesrahmenverträge seit dem PUEG konkret verlangen, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen und wie ein Muster aussieht, das Sie übernehmen können. Dazu gibt es eine kostenlose Checkliste zum Download.

Der Fokus liegt auf der vollstationären Langzeitpflege nach SGB XI. Dort sind die Regeln am weitesten entwickelt.

Was unterscheidet Ausfallkonzept und Ausfallmanagement?

Ausfallmanagement ist die Praxis, das Ausfallkonzept ist ihre verbindliche Beschreibung. Das Ausfallmanagement umfasst alle Maßnahmen, mit denen eine Einrichtung auf Personalausfälle vorbereitet ist und reagiert, vom Abruf aus dem Frei über Rufbereitschaft und Joker-Dienste bis zum Springerpool. Welche Instrumente es im Ausfallmanagement gibt und wie sie sich in Kosten und Wirkung unterscheiden, erklären wir in einem eigenen Beitrag. Hier geht es um das Dokument.

Das Ausfallkonzept macht daraus ein Dokument mit drei Aufgaben:

• Intern legt es Regeln fest, die für alle gelten: wer einspringt, in welcher Reihenfolge gefragt wird, was es dafür gibt.
• Gegenüber den Kostenträgern begründet es Springerstellen und Zulagen in der Pflegesatzverhandlung.
• Im Nachhinein liefert es die Messlatte, an der die Einrichtung zeigt, dass das Konzept wirkt.

Wer nur intern organisiert, braucht kein förmliches Konzept. Wer Springerpersonal oder Zulagen refinanziert haben will, kommt an diesem Dokument nicht vorbei.

Welche Rechtsgrundlage gilt seit dem PUEG?

Die Grundlage ist das PUEG von 2023, umgesetzt wird es in den Landesrahmenverträgen. Das Gesetz hat die Vertragspartner auf Landesebene beauftragt, in ihren Rahmenverträgen nach § 75 SGB XI die Bedingungen für Personalpools und vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte zu schaffen, ambulant wie stationär (BMG zum PUEG).

Für die vollstationäre Pflege kommen drei Regeln zusammen:

Regel	Was sie bewirkt
§ 113c Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 SGB XI	Personal in Personalpools oder vergleichbaren Ausfallkonzepten ist ein sachlicher Grund, um mehr Personal zu vereinbaren als die Personalanhaltswerte vorsehen. Voraussetzung ist ein betriebliches Konzept.
§ 82c Abs. 3 SGB XI	Zulagen für kurzfristiges Einspringen („Flexi-Zulagen“) können als sachlicher Grund in der Wirtschaftlichkeitsprüfung anerkannt werden.
§ 75 Abs. 3 SGB XI	Die Landesrahmenverträge regeln das Nähere: wie viel Personal, welche Nachweise, welche Vergütung.

Daraus folgt der wichtigste praktische Punkt. Was genau in Ihr Konzept gehört und was refinanziert wird, entscheidet der Rahmenvertrag Ihres Bundeslandes, nicht das Bundesgesetz.

Was regeln die Bundesländer?

Fünf Bundesländer haben für die vollstationäre Pflege eigene Regeln zu Ausfallkonzepten, in elf Ländern gilt nur das Bundesrecht. Das ist der Stand unserer Auswertung der Landesrahmenverträge im Oktober 2026. Rahmenverträge werden laufend ergänzt, prüfen Sie deshalb vor jeder Verhandlung die aktuelle Fassung bei Ihrem Landesverband.

Land	Regelung	Was sie für Ihr Konzept bedeutet
Bayern	Nachtrag zum Rahmenvertrag, in Kraft seit 1.3.2026	Die ausführlichste Regelung: Konzeption als Grundlage der Pflegesatzvereinbarung, Organisationsentwicklung bis 250 Euro je Vollzeitstelle und Jahr, Sonderfunktionsstelle „Ausfallkonzept“ bis 1:50, Zulagen refinanzierbar, Evaluation Pflicht.
Sachsen-Anhalt	Rahmenvertrag § 15 Abs. 6, in Kraft seit 1.1.2026	Zwölf Pflichtangaben im Konzept. Springerbedarf innerhalb der Personalanhaltswerte verhandelbar, oberhalb der Höchstausstattung in der Regel eine Vollzeitkraft. Fördermittel nach § 8 Abs. 7 SGB XI vorrangig nutzen.
Schleswig-Holstein	Rahmenvertrag § 25, in Kraft seit 1.10.2024	Mehr Personal über die Obergrenze hinaus, wenn es auf Grundlage betrieblicher Konzepte in Pools oder Ausfallkonzepten arbeitet. Die Refinanzierung unterhalb der Obergrenze regelt die Landespflegesatzkommission.
Baden-Württemberg	Rahmenvertrag § 17a, in Kraft seit 1.1.2025	Recht auf höhere Personalausstattung für Pool oder Ausfallkonzept, Grundlage ist eine einrichtungsspezifische Konzeption. Die Details sollten bis 30.6.2025 nachgeregelt werden.
Rheinland-Pfalz	Rahmenvertrag § 19 Abs. 9, in Kraft seit 30.6.2023	Personal oberhalb der Anhaltswerte ausdrücklich für Ausfallkonzepte und Springerpools zur Vermeidung von Leiharbeit. Keine Vorgaben zum Inhalt des Konzepts.
Berlin	Rahmenvertrag von 2011 mit Ergänzungen, Neufassung in Verhandlung	Laut Berliner Ratgeber ist die Verankerung von Ausfallkonzepten Konsens, Gestaltungsvorgaben sind bewusst nicht geplant. Bis dahin gilt § 113c SGB XI.
Brandenburg	Rahmenvertrag ab 1.2.2014 mit Anlage Personalbemessung (2016) und Ergänzungen (2017, 2022), keine Ergänzung nach dem PUEG veröffentlicht	Keine eigene Regelung zu Ausfallkonzepten. Es gelten § 113c SGB XI und die Gemeinsamen Empfehlungen nach § 113c Abs. 4 unmittelbar. Das Springerpersonal wird in der Pflegesatzverhandlung einzeln begründet.
Bremen	keine eigene Regelung gefunden	Es gilt § 113c SGB XI.
Hamburg	Ergänzungsvertrag vom 27.6.2023	Zusätzliches Personal bis zu den Werten des § 113c ohne besondere Begründung. Keine eigene Regelung zu Ausfallkonzepten.
Hessen	keine eigene Regelung gefunden	Es gilt § 113c SGB XI.
Mecklenburg-Vorpommern	Protokollnotiz zum Rahmenvertrag von 2023	Überschreitung der Höchstausstattung unter Voraussetzungen möglich. Keine eigene Regelung zu Ausfallkonzepten gefunden.
Niedersachsen	Rahmenvertrag ab 1.7.2023	Personalkorridor bis zu den Werten des § 113c. Keine eigene Regelung zu Ausfallkonzepten.
Nordrhein-Westfalen	keine eigene Regelung gefunden	Es gilt § 113c SGB XI.
Saarland	keine eigene Regelung gefunden	Es gilt § 113c SGB XI.
Sachsen	2. Nachtrag zum Rahmenvertrag, in Kraft seit 1.1.2026	Setzt § 113c um. Ob er Ausfallkonzepte gesondert regelt, klären Sie mit Ihrem Landesverband.
Thüringen	Rahmenvertrag von 2005 mit Nachträgen, Neuverhandlung angekündigt	Der Beschluss der Pflegesatzkommission 2025 regelt Sonderfunktionen für Leitung und Qualitätsmanagement, nicht Ausfallkonzepte.

Auch ohne Landesregelung ist ein Ausfallkonzept refinanzierbar. Nach § 113c Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 SGB XI ist Personal, das auf Grundlage eines betrieblichen Konzepts in Pools oder Ausfallkonzepten arbeitet, bundesweit ein sachlicher Grund für mehr Personal. Sie müssen in diesen Ländern nur stärker selbst darlegen, was die Kasse prüfen soll. Die Bausteine im nächsten Abschnitt orientieren sich deshalb an den ausführlichsten Regelungen aus Bayern und Sachsen-Anhalt.

Welche Bausteine gehören in ein Ausfallkonzept?

Ein vollständiges Ausfallkonzept hat zehn Bausteine. Sachsen-Anhalt schreibt zwölf Mindestangaben ausdrücklich vor, Bayern ergänzt Vergütung, Organisationsentwicklung und Evaluation. Wer alle zehn abdeckt, ist auch in Ländern ohne eigene Vorgaben gut aufgestellt.

Nr.	Baustein	Was hineingehört
1	Einrichtung und Struktur	Träger, Einrichtung, Wohnbereiche, Plätze, mögliche Kooperationen mit anderen Einrichtungen, feste Ansprechperson für das Konzept
2	Ausgangslage und Bedarf	Ausfallquote, Netto-Arbeitszeit, Abrufe aus dem Frei, Leasingstunden der letzten 12 Monate, daraus abgeleitet der Springerbedarf in Vollzeitkräften
3	Modell	Springerkraft, Springerpool, Springerdienste im Team, Rufbereitschaft oder eine Kombination; einrichtungsintern oder trägerübergreifend
4	Rollen und Qualifikation	Aufgaben der Springerkräfte, Fachkraftanteil, Kompetenzprofil. Leitungskräfte sind keine Springer.
5	Einsatzplanung und Ablauf	Eigener Springerdienstplan, Einsatzorte, wer bei einem Ausfall in welcher Reihenfolge gefragt wird, über welchen Kanal, wie Zusagen dokumentiert werden
6	Personalanteile und Kosten	Zuordnung der Stellenanteile auf Einrichtungen oder Bereiche, bei übergreifenden Pools die Kostenverteilung
7	Einarbeitung	Checkliste je Bereich, Buddy-System, Dauer der Einarbeitung, regelmäßige Begleitung
8	Vergütung und Anreize	Springerzulage, Einspringprämie, Rufbereitschaftsvergütung, zusätzliche freie Tage, jeweils mit tariflicher Grundlage
9	Organisationsentwicklung	Geplante Schritte zur Einführung: Schulung der Leitungen, Kommunikation ans Team, Anpassung der Dienstplanregeln, Dokumentation
10	Ziele und Evaluation	Messbare Ziele mit Ausgangswert, zum Beispiel weniger Abrufe aus dem Frei, weniger Leasingstunden, geringere Fluktuation

Drei Bausteine entscheiden in der Verhandlung am meisten: Baustein 2, weil er den Bedarf begründet, Baustein 8, weil er Geld kostet, und Baustein 10, weil Bayern die Refinanzierung der Sonderfunktionsstelle ausdrücklich an den Nachweis der Wirkung bindet. Passende Kennzahlen dafür finden Sie im oben verlinkten Beitrag zum Ausfallmanagement.

Wie läuft die Erstellung ab?

Planen Sie das Konzept rückwärts von Ihrer nächsten Pflegesatzverhandlung. In Bayern muss die Organisationsentwicklung schon bei der Antragstellung nachgewiesen oder konkret geplant sein, in Sachsen-Anhalt wird das Konzept in der Verhandlung vorgelegt. Ein bewährter Ablauf in acht Schritten:

1. Rahmenvertrag prüfen. Lesen Sie die Regelung Ihres Landes und fragen Sie Ihren Landesverband nach aktuellen Empfehlungen der Pflegesatzkommission.
2. Ist-Daten erheben. Ausfallquote, Abrufe aus dem Frei, Leasingstunden und Überstunden der letzten zwölf Monate. Ohne diese Zahlen lässt sich kein Bedarf begründen.
3. Netto-Arbeitszeit berechnen. Sie ist die Basis für den Springerbedarf. Wie die Rechnung funktioniert, erklärt der Beitrag zum Ausfallmanagement.
4. Modell wählen und Springerbedarf ableiten. Wie viele Vollzeitkräfte, mit welcher Qualifikation, für welche Bereiche und Dienste?
5. Regeln und Vergütung abstimmen. Mit Leitungen, Team und Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung. Ein Konzept, das das Team nicht trägt, scheitert in der Praxis, egal wie gut es auf Papier aussieht.
6. Fördermittel prüfen. Sachsen-Anhalt und Bayern verlangen, dass Förderprogramme vorrangig genutzt werden. Mehr dazu weiter unten.
7. Konzept schreiben und einreichen. Mit den Antragsunterlagen zur Pflegesatzverhandlung. Springerpersonal wird in der Vergütungsvereinbarung gesondert ausgewiesen.
8. Umsetzen und messen. Erheben Sie die Kennzahlen aus Schritt 2 laufend weiter. Sie sind Ihr Beleg in der nächsten Verhandlung.

Muster: So kann Ihr Ausfallkonzept gegliedert sein.

Diese Gliederung deckt alle zehn Bausteine ab und folgt der Reihenfolge, in der Kostenträger lesen: erst die Begründung, dann das Modell, dann die Kosten. Rechnen Sie mit acht bis zwölf Seiten plus Anlagen.

1. Angaben zur Einrichtung
   • Träger, Einrichtung, Institutionskennzeichen, Plätze, Wohnbereiche
   • Kooperationen mit anderen zugelassenen Einrichtungen
   • Ansprechperson für das Ausfallkonzept
2. Ausgangslage
   • Kennzahlen der letzten zwölf Monate: Ausfallquote, Abrufe aus dem Frei, Leasingstunden, Überstunden, Fluktuation
   • Bisheriges Vorgehen bei Ausfällen und seine Grenzen
3. Ziele
   • Zwei bis vier messbare Ziele mit Ausgangswert und Zielwert
4. Bedarfsermittlung
   • Berechnung der Netto-Arbeitszeit
   • Abgeleiteter Springerbedarf in Vollzeitkräften, nach Qualifikation
5. Modell
   • Gewähltes Modell und Begründung
   • Einrichtungsintern oder übergreifend, Einsatzorte
6. Springerpersonal
   • Aufgaben- und Rollenbeschreibung
   • Kompetenz- und Qualifikationsprofil, Fachkraftanteil
   • Beschäftigung beim Träger, keine Leitungsfunktion
7. Einsatzplanung und Ablauf im Ausfall
   • Springerdienstplan, Planungsrhythmus
   • Reihenfolge der Anfrage, Kommunikationsweg, Dokumentation der Zusagen
   • Tätigkeit ohne Vertretungsfall
8. Einarbeitung und Begleitung
9. Vergütung und Anreize
   • Zulagen und Prämien mit tariflicher oder kirchenrechtlicher Grundlage
   • Nicht-monetäre Anreize
10. Personalanteile und Kosten
    • Stellenanteile je Bereich oder Einrichtung, bei Verbünden die Kostenverteilung
    • Abgrenzung zu bestehenden Stellen und Fördermitteln
11. Organisationsentwicklung
    • Geplante Maßnahmen, Zeitplan, Verantwortliche
12. Evaluation
    • Kennzahlen, Erhebungsrhythmus, Bericht zur nächsten Pflegesatzverhandlung

Anlagen: Kennzahlenauswertung, Muster-Springerdienstplan, Einarbeitungscheckliste, Regelung zur Springerzulage.

Wer bezahlt die Erstellung des Konzepts?

Für die Erstellung selbst gibt es zwei Wege: das Förderprogramm nach § 8 Abs. 7 SGB XI und, in Bayern, die Refinanzierung von Organisationsentwicklung.

Förderprogramm Vereinbarkeit. Die Pflegekassen fördern bis 2030 Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf. Ausdrücklich förderfähig sind laut den Richtlinien des GKV-Spitzenverbands Maßnahmen zur Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung, einschließlich Personalpools und betrieblicher Ausfallkonzepte. Die Förderhöhe je Einrichtung und Jahr (DAK):

Einrichtungsgröße	Zuschuss	Höchstbetrag pro Jahr
bis 25 Mitarbeitende in der Pflege	bis 70 % der Kosten	10.000 Euro
ab 26 Mitarbeitenden in der Pflege	bis 50 % der Kosten	7.500 Euro

Der Antrag läuft über die Pflegekassen. Auch bereits durchgeführte Maßnahmen können unter Umständen noch beantragt werden.

Was genau gefördert wird, regeln die Richtlinien zum Förderprogramm in der Fassung von 2026. Förderfähig sind unter anderem:

• die Erarbeitung und Umsetzung von Springerpool-, Personalpool- und anderen betrieblichen Ausfallkonzepten,
• externe Beratung und Coaching dazu,
• Schulungen und Weiterbildungen für Leitungskräfte und Pflegepersonal zu diesem Thema.

Nicht gefördert wird zum Beispiel die Arbeitszeit der Mitarbeitenden, die an einer Schulung teilnehmen.

Organisationsentwicklung in Bayern. Bayern refinanziert nachgewiesene Kosten für die Einführung eines Ausfallmanagements mit bis zu 250 Euro je Vollzeitstelle und Jahr. Fördermittel werden darauf angerechnet, und Kosten für Fortbildung sowie Digitalisierung und IT werden herausgerechnet, um Doppelfinanzierung zu vermeiden.

So stellen Sie den Antrag. Zuständig ist Ihre Pflegekasse. Für geplante Maßnahmen brauchen Sie einen Kostenvoranschlag, für bereits durchgeführte die Zahlungs- und Verwendungsnachweise. Klären Sie am besten vorab mit Ihrer Kasse, welche Kosten sie für Ihr Vorhaben anerkennt.

Wenn Sie Ihr Ausfallkonzept mit CrewLinQ erarbeiten, erhalten Sie von uns einen Kostenvoranschlag, den Sie mit dem Antrag einreichen können. Ob und in welcher Höhe gefördert wird, entscheidet Ihre Pflegekasse.

Welche Fehler sollten Sie vermeiden?

Die meisten Konzepte scheitern nicht am Inhalt, sondern an fehlenden Zahlen und fehlender Praxis.

• Kein Ausgangswert. Ein Ziel wie „weniger Abrufe aus dem Frei“ ist wertlos, wenn niemand weiß, wie viele es heute sind. Ohne Ausgangswert lässt sich in der nächsten Verhandlung keine Wirkung belegen.
• Konzept nur für die Kasse. Wenn das Dokument nicht mit dem Alltag übereinstimmt, fällt das spätestens bei der Evaluation auf.
• Springer als Lückenfüller im Stammplan. Werden Springerkräfte fest in Wohnbereiche eingeplant, fehlt die Reserve im Ausfall. Das Konzept muss regeln, was sie ohne Vertretungsfall tun.
• Leiharbeit über den Pool. Bayern refinanziert Arbeitnehmerüberlassung im Rahmen von Ausfallkonzepten grundsätzlich nicht, Ausnahmen gelten nur für regional verbundene Träger.
• Keine Regel für die Reihenfolge. Wer nicht festlegt, wer zuerst gefragt wird, landet wieder bei der Telefonkette und bei immer denselben Mitarbeitenden.
• Fehlende Dokumentation. Ohne Nachweis, wer wann gefragt wurde und zugesagt hat, fehlen die Daten für die Evaluation.

Gilt das auch für ambulante Dienste und Krankenhäuser?

Nur eingeschränkt. Der Auftrag aus dem PUEG gilt zwar auch für die Rahmenverträge der ambulanten Pflege. Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI, über die Springerstellen stationär begründet werden, gilt aber nur für vollstationäre Einrichtungen. Ambulante Dienste sollten deshalb den ambulanten Rahmenvertrag ihres Landes prüfen und ihr Konzept über die Vergütungsverhandlung begründen.

Im Krankenhaus werden Ausfallkonzepte im SGB V nicht ausdrücklich erwähnt. Die Finanzierung läuft über das Pflegebudget. Ein schriftliches Konzept lohnt sich trotzdem, weil es die Grundlage für einen fairen und messbaren Springerpool ist. Die Zahlen für die Entscheidung liefert unser Vergleich, was ein Springerpool im Vergleich zu Leiharbeit kostet.